Onlangs heb ik weer eens een sollicitatie uitgezet, kandidaten binnen gehaald, gesprekken gevoerd en mensen moeten afwijzen.

Kandidaten afwijzen tijdens een sollicitatieproces is tijdrovend en vervelend, vinden veel werkgevers… Dat is een voorzichtige conclusie die ik durf te trekken uit alle negatieve opmerkingen die ik al jaren hoor en lees als mensen weer eens niks hebben gehoord na een het versturen van een motivatiebrief.

Al heb ik daar zelf nooit wat van gemerkt….

Wat voor soort sollicitatie?

Er is een groot verschil tussen een uitgebreide sollicitatie die een sollicitant specifiek heeft toegespitst op de functie die bij jouw bedrijf uitstaat en een duizend-in-een-dozijn-sollicitatie, waarvan je vanaf regel één al leest dat nog tien andere werkgevers een iets aangepaste variant van dezelfde brief hebben ontvangen.

Zie ik dat je geen enkele moeite hebt gestoken in je sollicitatie door bijvoorbeeld te claimen dat je ‘secuur’ bent, om vervolgens veel fouten in je brief en/of CV te maken? Of heb je duidelijk geen moeite hebt gedaan om je veel te algemene sollicitatietemplate aan te passen naar de functie waar je op solliciteert? Heb je de vacature niet goed gelezen en sluit je brief niet aan op wat er in de vacature vermeld wordt? Dan kun je van mij een korte, vriendelijke afwijzing verwachten. Ja, ook in dit geval stuur ik een reactie. Als iemand je iets aanbiedt wat je niet kan bekoren, kun je nog altijd vriendelijk bedankt zeggen. Er is tenslotte enige mate van moeite gestoken in het versturen van de sollicitatie. Dat kan ik dan nog, al dan niet gematigd, retourneren.

Tijd of verwachtingen managen?

Nou snap ik best dat je niet altijd tijd hebt om iedereen van hele persoonlijke feedback te voorzien. En… is dat jouw verantwoordelijkheid?

Ik denk van wel. Ook denk ik dat je de tijd moet maken om mensen van feedback te voorzien.

Ten eerste, omdat het fatsoenlijk is om mensen minstens een reactie te geven. Of ze veel of weinig moeite gedaan hebben, we weten allemaal dat we ‘dankjewel’ moeten zeggen als we iets krijgen aangeboden.

Mensen krijgen tegenwoordig al weinig feedback op hun sollicitatie. Als ze ook nog eens in het ongewisse worden gelaten over of de sollicitatie überhaupt is aangekomen of waar het aan ligt, draag je niet bij aan de kans voor hen om te groeien. Om te weten waar het pijnpunt ligt, deze te erkennen (of te weerleggen) en hiermee aan de slag te gaan. Daarmee help je de banenmarkt ook te versterken toch?

Maar zeker ook, omdat je verwacht dat mensen hun best doen om te laten zien waarom ze bij jou willen werken. Ik denk dat verwachtingen in dat geval twee kanten op mogen werken. Als jij verwacht dat men een goede sollicitatie stuurt en dus tijd en moeite steekt om te laten zien waarom ze graag bij jouw bedrijf willen werken, dan geldt ook dat je daarvoor iets in ruil moet geven. Geven en nemen.

In de meest gunstige gevallen is dat een uitnodiging voor een gesprek. Is dat geen optie, dan een vriendelijke bevestiging van ontvangst en daarop volgend of te samen een afwijzing. Het liefst met een duidelijke reden.

Tijd is geld, maar hiermee koop je ook een hoop positieve branding voor je bedrijf en neem je de onzekerheid van je kandidaten weg. Dat laatste is toch ontzettend belangrijk?

Een sympathiek bedrijf

“Door het overweldigende aantal sollicitatiebrieven…” kennen we inmiddels ook wel.

Denk je van te voren erg veel reacties te zullen ontvangen en is het geen doorkomen aan om meer dan 100 mensen te voorzien van een reply? Ik ben er geen groot voorstander van, maar geef dan vooraf in je vacature aan dat wanneer men voor datum X nog niets van je heeft vernomen, zij ervan kunnen uitgaan dat ze niet zijn worden uitgenodigd voor een gesprek.

Zo kun je de verwachtingen managen en sta je niet meteen te boek als bedrijf dat te weinig geeft om de mensen die de moeite nemen om te laten zien dat ze bij je willen werken.

Als ik je nu zou vragen of je een ‘sympathiek’ bedrijf runt, neem ik aan dat je “ja” zult zeggen. Handel daar dan ook naar!

Hoe doe ik het?

Als ik tijdens een sollicitatieprocedure opmerk dat je een onwijs goede sollicitatie hebt geschreven en/of je een goed CV hebt, maar dat je naar mijn idee toch niet zo goed bij de functie past en ik je daarom niet zal uitnodigen? Dan ga ik even goed voor je CV zitten, kijk ik waar je krachten naar mijn mening op dat momenten wél liggen en geef ik een kort, maar zo uitgebreid mogelijk advies en/of erken ik de moeite die in een sollicitatie is gestoken. Daarnaast geef ik eerlijk(!) aan waarom je het niet zal worden uitgenodigd op gesprek.

Heb ik daar altijd tijd of zin in? Niet per se. Maak ik die tijd en zin? Ja! Want de reacties die je krijgt voor de genomen moeite en de feedback wegen zeker op tegen het uurtje dat je anders aan je administratie had besteed, dat je ongetwijfeld heus wel vrij had kunnen spelen om dat sowieso te doen.

Geven

Het mooie is dat je iets terug geeft aan de mensen al is het iets kleins én… zij ondanks de afwijzing nog steeds graag bij je zouden/hadden willen werken, er een stukje onzekerheid is weggenomen en ze steviger in hun schoenen kunnen staan op de arbeidsmarkt.

En dat heb je toch vele malen liever, dan dat mensen voor altijd klaar zijn met jou en je bedrijf?

Solliciteren is niet altijd makkelijk, dus laten we het op z’n minst fatsoenlijk en leuk houden. Toch?

 

Lees hier hoe je een sollicitatiegesprek scoorten volg me op LinkedIn voor meer interessante artikelen over werk